Podmienky skladovania zmlúv uzatvorených podnikom nie sú regulované priemyselnými štandardmi a normami, takže často vyvstáva otázka, ako zabrániť ich strate a ako správne organizovať skladovanie a účtovníctvo. Najrozumnejším riešením tejto problematiky by bolo vydanie korporačného aktu konkrétneho podniku, v ktorom bude stanovený postup pri príprave, uzatváraní a uchovávaní týchto dokumentov.
Inštrukcie
Krok 1
Ak vaša spoločnosť veľa spolupracuje s organizáciami tretích strán a počet uzavretých zmlúv je značný, potom je logické, aby ste ich ukladanie zverili kancelárii alebo oddeleniu kancelárie. To je celkom výhodné, pretože v kancelárii sú zaregistrované všetky dokumenty podpísané vedúcim a odoslané kontraktormi. Po registrácii vykonanej zmluvy musia zamestnanci úradu vyhotoviť požadovaný počet kópií a distribuovať ich zodpovedným exekútorom a originály dokladov uschovať na osobitne určenom mieste.
Krok 2
Ak je vaša spoločnosť malá a nemáte administratívne oddelenie a zodpovedného úradníka, potom sú dôležité dôležité, ale zriedka využívané zmluvy, napríklad na prenájom alebo kúpu nehnuteľností, viesť v právnom oddelení spolu s základné a právne dokumenty spoločnosti. Účtovné oddelenie, ktoré na nich vykonáva výpočty, by malo poskytnúť kópie týchto zmlúv. Na rovnakom mieste, v účtovnom oddelení, skladujte a uzatvárajte zmluvy na dodávky, služby a výkon práce ako jeden z typov primárnej účtovníckej dokumentácie, ktorá si vyžaduje kontrolu nad vyrovnaním, platobnými podmienkami alebo neustálymi pravidelnými platbami (účty, komunikácie).
Krok 3
V každom prípade musia mať všetky zmluvy svoju vlastnú internú registráciu a každej z nich musí byť pridelené číslo, pomocou ktorého bude uvedená v elektronickom registri zmlúv. Tento denník je možné vykonať v tabuľkách programu Excel. Okrem elektronického denníka je potrebné viesť o vydávaní týchto dohôd papierový register, ktorý bude odrážať, kedy a komu zo zodpovedných vykonávateľov bol originál dohody odovzdaný. Tento denník musí obsahovať polia na podpis zodpovedného exekútora, potvrdzujúce skutočnosť prijatia a doručenia zmluvy o úschove.
Krok 4
Popíšte postup práce so zmluvami v Predpisoch o postupe prípravy, uzatvárania a uchovávania zmlúv a schválte ho vedúcim podniku.
