V metodike účtovníctva hrá osobitnú úlohu systém účtov, s jeho pomocou sa informácie zobrazujú metódou podvojného účtovníctva. Účty, ktoré sú ovplyvnené v jednej obchodnej transakcii metódou podvojného účtovníctva, sa nazývajú offsetové účty.
Korešpondencia účtov v účtovníctve
Obchodné transakcie spôsobujú zmeny v súvahe, ktoré majú dvojaký charakter. Ovplyvňujú dve vzájomne súvisiace účtovné položky a dve súvahové položky. Účtovné účty musia odrážať stav rovnakých objektov, ako aj ich pohyb, preto musí byť každá operácia zobrazená v rovnakej výške na najmenej dvoch vzájomne prepojených účtoch. Podvojné zadanie údajov o transakcii zobrazuje adresy týchto vzťahov medzi účtami, tento vzťah sa nazýva korešpondencia účtov. Zodpovedajúce účty sa považujú za účty, ktoré sú ovplyvnené v jednej obchodnej transakcii metódou podvojného účtovníctva.
Zostavovanie korešpondenčných faktúr
Podvojný účet obsahuje tri hlavné komponenty - popis operácie, pripísané a odpísané účty a každá z týchto zložiek je vyjadrená v určitej výške. Účtom sú pridelené číselné kódy, ich čísla a obsah operácie je možné vyjadriť pomocou jej počtu a výšky. Každej transakcii musí byť priradené poradové číslo, čo naznačuje odraz tejto obchodnej transakcie. Za týmto účelom sa vedú pokladnice, registračné denníky a iné účtovné registre.
Obchodné transakcie sa registrujú na kontrolné účely, najskôr sa zobrazia v chronologickej registrácii ako dokončený úkon sprevádzaný listinnými dôkazmi a potom v systémovej registrácii ako zaúčtovanie transakcií na započítanie.
Hodnota podvojného účtovníctva v účtovných účtoch
Obsah obchodnej transakcie sa spravidla na účtovných účtoch nepíše, nahrádza sa odkazom na konkrétne číslo a výsledky účtovania na účty sa vyjadrujú v jednom peňažnom ekvivalente. Podvojná položka obsahuje informácie odrážajúce zmeny v objektoch na vzájomne prepojených offsetových účtoch, ako aj povahu smeru pohybu účtovných objektov. Obsahuje tiež všetky informácie o prebiehajúcich obchodných procesoch, slúži na kontrolu spoľahlivosti transakcií a kontrolu správnosti ich premietnutia do systému účtovných účtov. Spoľahlivosť sa dosahuje zosúladením záznamov o debetných a kreditných transakciách, ako aj zostatkov na účtoch. Ak nie je rovnosť v obrate a rovnováhe, signalizuje to chyby, ktoré sa vyskytli pri registrácii údajov na účtoch.
