V súlade s platnou legislatívou je takmer každý podnik povinný mať pečať. Závisí to však od formy vlastníctva. Z tejto požiadavky sú vyňaté partnerstvá a spoločnosti s ďalšou zodpovednosťou. Odtlačok pečate sa vyžaduje na personálnych, právnych a právnych dokumentoch, na ktorých je podpis úradníka.
Prítomnosť odtlačku pečate je povinná na dohodách, zmluvách. Podpisujú ich riaditeľ organizácie alebo iná oprávnená osoba. Bez certifikácie s plombou môže byť zneplatnená. Pri uzatváraní pracovnej zmluvy je potrebné, aby zamestnanci osobitne dbali na prítomnosť jej odtlačku.
Prítomnosť pečate na príkazoch na prijatie, prepustenie a preloženie je voliteľná. V praxi sa však vyvinula iná situácia, že jeho odtlačok je umiestnený tam, kde je prítomný podpis vedúceho podniku. Keď zamestnanec žiada o kópiu zošita, príkaz na prijatie / prepustenie, je potrebné na ňu napísať slovo „True“alebo „Copy is correct“, uviesť titul zamestnanca, jeho priezvisko, iniciálky. Personalista musí dať osobný podpis a odtlačok pečiatky spoločnosti alebo personálneho oddelenia, ktoré by mali byť umiestnené tak, aby podpis neuzatvárali, pretože v budúcnosti môžu nastať problémy s jeho porovnaním. Všeobecne sa uznáva, že pečať by mala byť umiestnená na časti nadpisu pozície.
Záznamy na titulnej strane pracovnej knihy, ako aj v jej vnútri, musia byť overené pečaťou podniku alebo personálneho oddelenia. Keď zamestnankyňa opustí organizáciu, je preradená na inú pozíciu alebo k inému zamestnávateľovi, musí byť prítomný jej odtlačok. Pečať by mala byť pripevnená tak, aby bol podpis úradníka a prepis čitateľný.
Pri zmene osobných údajov špecialistu je potrebné do jeho pracovnej knihy urobiť záznam potvrdzujúci túto skutočnosť. Takýto záznam musí byť osvedčený pečatnou pečiatkou. Názov spoločnosti na ňom musí zodpovedať názvu spoločnosti v charte alebo inom dokumente, ktorý zakladá. Ak dôjde k premenovaniu, musí sa to zaznamenať a overiť novou pečaťou organizácie.
Prítomnosť odtlačku pečate je povinná pri uzatváraní zmlúv, ktoré majú právnu a právnu silu. Výnimkou sú iba prípady, ktoré si vyžadujú notárske overenie.
