Podniková dokumentácia sa musí uchovávať v poriadku. Aby bolo možné ľahko nájsť potrebnú zmluvu o dodávke tovaru okrem iných obchodných dokladov, stojí za to pre ne vytvoriť samostatnú poličku alebo priečinok. Ale nielen. Je tiež potrebné zefektívniť samotné zmluvy.
Inštrukcie
Krok 1
Zhromaždite všetky zmluvy, ktoré chcete upratať, a vyhodnoťte ich. Venujte pozornosť tomu, ako často sú uzatvárané a s ktorými partnermi. To vám pomôže zvoliť spôsob klasifikácie dokumentov.
Krok 2
Ak je veľa partnerov, je vhodnejší spôsob objednávania zmlúv do dátumu ich uzavretia. V prípade, že sa zmluvy na dlhšiu dobu uzatvárajú s rovnakými firmami, môžu ich protistrany zoskupiť do samostatnej kategórie (priečinkov). A v niektorých prípadoch stačí usporiadať zmluvy v abecednom poradí podľa mien partnerských firiem.
Krok 3
Nech si zvolíte ktorýkoľvek spôsob, nezabúdajte, že použitie objemných priečinkov je veľmi nepríjemné. Skontrolujte zmluvy a odstráňte tie, ktorým uplynula platnosť, zo všeobecného zásobníka. Vytvorte pre nich samostatný priečinok. K takýmto zmluvám sa najčastejšie pristupuje iba z času na čas, v každodennej práci sa nevyžadujú.
Krok 4
Pri chronologickom usporiadaní zmlúv sa riaďte všeobecnými zásadami vedenia a uchovávania záznamov. V tých priečinkoch, ktoré sa často používajú, sú nedávno uzatvorené zmluvy umiestnené v hornej časti. Ďalej sú uvedené dokumenty so skorším dátumom vytvorenia. Pri ukladaní do archívu by naopak mala byť navrch prvá a pod ňou posledná uzatvorená zmluva.
Krok 5
Pomocou značiek, štítkov, záložiek a iného kancelárskeho príslušenstva môžete vizuálne oddeliť jednu kategóriu od druhej. Zaistite, aby boli takéto oddeľovače v priečinku zreteľne viditeľné. To výrazne uľahčí hľadanie požadovaných dokumentov.
Krok 6
Keď budú všetky zmluvy na dodanie tovaru vhodným spôsobom uložené v priečinku, nezabudnite vypracovať register dokumentov. Vložte ju na obal alebo do priečinka na vrchole všetkých zmlúv. V registri nechajte prázdne riadky. Pri investovaní novej zmluvy zadajte informácie o nej do registra.
