Obchodný list je hlavným prvkom obchodnej korešpondencie. Pozitívny obraz spoločnosti závisí od gramotnosti vypracovaného dokumentu. Obchodné listy píšu tajomníci a pomocní riadiaci pracovníci spoločnosti.
Skladanie obchodného listu
Písanie obchodného listu musí mať nevyhnutne cieľ: ponúknuť spoluprácu, zvýšiť predaj organizácii, urýchliť proces platby za tovar, reklamovať, poďakovať za niečo, uzavrieť dohodu, zablahoželať. List by mal byť napísaný s konkrétnym účelom a mal by v ňom byť vyjadrený čo najviac. Nezabudnite zistiť podrobnosti o spoločnosti, kam sa chystáte poslať list. O potenciálnom partnerovi musíte vedieť maximum.
Spoločnosti často rozposielajú veľa listov ponúkajúcich tovary alebo služby, zároveň však existuje minimum informácií o adresátoch. Toto je hlavná chyba všetkých začínajúcich podnikateľov. Koniec koncov, pre príjemcu listu je vždy príjemnejšie vedieť, že sú osobne oslovovaní. Oslovenie osoby menom je základom napríklad úspešného predajného listu. A aj keď nepoznáte meno adresáta, v žiadnom prípade nemôžete pri odkaze na neho napísať pozíciu osoby v skrátenej podobe.
Návrh obchodného listu
V ideálnom prípade má každá spoločnosť svoju vlastnú značku. Práve na ňom je vypracovaný obchodný list. Hlavičkový papier vždy obsahuje názov organizácie, skutočné a právne sídlo, kontakty, webovú stránku, e-mailovú adresu, logo a ďalšie informácie o organizácii. Okraje obchodného listu: spodná, horná, pravá a ľavá majú štandardné veľkosti. Ľavý okraj je 3 cm, pretože všetky dokumenty sa odosielajú do podania. Pravý okraj - 1,5 cm, horné a spodné odsadenie: 1 cm.
Každý obchodný list sa začína krátkym a chytľavým nadpisom uprostred. Názov určite odhalí obsah textu. Hlavička obchodného listu obsahuje: názov prijímajúcej spoločnosti s celým menom a tiež pozíciu prijímajúcej osoby (v pravom hornom rohu). V ľavom hornom rohu pod hlavičkou je miesto na označenie čísla registračného (odchádzajúceho) listu a dátumu. Ak je obchodný list napísaný ako odpoveď, mali by ste uviesť, na ktorý dokument tento list reaguje. Nadpis obchodného listu je uvedený za dátumom a číslom dokumentu. Podpis odosielateľa je uvedený na konci listu. Musí byť tiež napísané celé meno a funkcia.
Ak list obsahuje akékoľvek finančné údaje o spoločnosti, v dolnej časti musí byť tiež podpis hlavného účtovníka. Poradie podpisov je nasledujúce: po prvé, podpis generálneho riaditeľa a pod ním hlavný účtovník. Na konci listu je tiež k podpisu pripevnená úradná pečať organizácie. Times New Roman 12. veľkosť a jednoduché medzery sú štandardom pre formálnu obchodnú korešpondenciu. Je obvyklé posielať obchodný list, ktorý je závažným návrhom, poštou, nie faxom alebo e-mailom. Kuriér osobne doručí list vedúcemu alebo sekretárke. Takýto list musí byť doručený vo veľkej firemnej obálke, ktorá je vytlačená typografickou metódou. To všetko prispieva k vytvoreniu priaznivého imidžu spoločnosti.
