Medzi obchodnými udalosťami spoločnosti je špeciálnou udalosťou prezentácia. Jedná sa o sviatok obchodnej reklamy, ktorého podstatou je prezentácia organizácie a významné fakty jej života: „zrodenie“, pozitívne zmeny, tvorba nových produktov (služieb). Trvanie prezentácie môže byť rôzne: jedno podujatie potrebuje 10 - 15 minút, druhé dve alebo tri hodiny a tretie „trvá“pracovný týždeň. Nech je prezentácia akákoľvek, kľúčom k jej úspechu je dôkladná príprava obradu.
Inštrukcie
Krok 1
Jasne definujte ciele a priority prezentácie: napríklad vytváranie obrazu, prilákanie nových zákazníkov, nových partnerov (investorov, dodávateľov, spotrebiteľov), informovanie o novinkách, nadväzovanie vzťahov s verejnosťou, úradmi atď. Hlavnou vecou je upútať pozornosť cieľovej skupiny, zaujať ju, správne ukázať vyhliadky.
Krok 2
Určte hlavnú myšlienku (myšlienku, koncept) prezentácie. Určte miesto, dátum a čas konania. Po obede je lepšie uskutočniť prezentácie (v trvaní 1, 5-2 hodiny). Koktejl alebo bufet - na konci (trvá 1 - 2 hodiny). Pripravte si pozvánky vopred. Nemali by byť neosobné - vzťahujú sa na konkrétnych jednotlivcov. V správach uveďte miesto, čas, prezentačný program, zoznam účastníkov, orientačné body (adresu) a dopravné trasy.
Krok 3
Pripravte kvalitné a podľa možnosti rôzne tlačené reklamné materiály: tlačové správy, letáky, brožúry, brožúry, katalógy. Tematické stojany, tablety o spoločnosti (napríklad o ročnom obrate, geografii predaja, ďalšom vzdelávaní zamestnancov, partnerov, publikáciách o spoločnosti v tlači) sú vhodné a žiaduce na prezentácii. Ukážky produktov, monitory s videami umiestnené v hale oživia udalosť.
Krok 4
Vytvorte scenár dovolenky. Podujatie zvyčajne otvára a organizuje pracovník spoločnosti. Môže to byť šéf PR alebo marketingu. Schopnosť hovoriť, vlastniť publikum je pre takého človeka nevyhnutnosťou.
Vypracovať scenár podľa optimálnej schémy pre spoločnosť. Môže obsahovať:
- stretnutie účastníkov;
- predstavenie vedúcich pracovníkov spoločnosti hosťom a (alebo) zaujímavým osobám-hosťom všetkým prítomným;
- premietanie krátkeho (do 12 minút) videofilmu o organizácii s príbehmi súvisiacimi so správami, účelom a myšlienkou prezentácie;
- krátke správy (do 5 minút) od zástupcov spoločnosti (nie viac ako päť ľudí) o otázkach, ktoré by mohli byť pre účastníkov potenciálne zaujímavé - s ukážkou produktov, prezentáciou služieb (v akcii, v rozložení, na diapozitívoch, na multimediálnom displeji);
- odpovede zástupcov spoločnosti hostesiek na otázky hostí;
- vystúpenia hostí: komentáre, gratulácie, želania;
- odovzdávanie suvenírov hosťom, značkové reklamné materiály;
- vedenie neformálnej časti prezentácie - banket (bufetový stôl) so zábavným programom (podľa uváženia).
Krok 5
Zamyslite sa nad všetkými zložkami „záverečného akordu“. Najvýhodnejším pre kontakty je „stojaci“bufet, keď sa pozvaní môžu medzi sebou voľne pohybovať a komunikovať. Prezentačný program sa spravidla končí prípitkom čestného hosťa. V mene všetkých prítomných vyjadruje poďakovanie organizátorom so želaním úspechu a prosperity pre ich inštitúciu.
