Kancelárska práca - práca s dokumentmi a podpora dokumentácie pre riadenie v tejto konkrétnej organizácii, regulovaná normou GOST R 51141-98 „Kancelárska práca a archívne podnikanie. Pojmy a definície . Organizácia kancelárskej práce je organizácia registrácie, ukladania a používania prichádzajúcich, odchádzajúcich a interných dokumentov v bežných činnostiach podniku.
Inštrukcie
Krok 1
Pri organizovaní kancelárskej práce sa rozhodnite, či váš podnik, organizácia, geograficky vzdialené divízie alebo pobočky, zohľadnia túto skutočnosť a poskytnú mechanizmus interakcie s týmito divíziami. Systém kancelárskych prác v nich by mal byť totožný s ústredím, aby sa predišlo problémom pri registrácii a papierovaní.
Krok 2
Popremýšľajte, ktoré z existujúcich foriem kancelárskej práce budete využívať: centralizované, zmiešané alebo decentralizované. Ich výber je určený štruktúrou podniku (či už má geograficky vzdialené členenie) a technickým vybavením služby správy kancelárie. Ak je táto služba malého počtu a nie je technicky poskytovaná, potom sa časť jej funkcií prevedie do ďalších útvarov. V takom prípade dochádza k zmiešanej kancelárskej práci. V prípade, že je táto služba vybavená všetkým potrebným personálom, hardvérom a softvérom, bude táto forma evidencie centralizovaná.
Krok 3
V každej štrukturálnej jednotke vyberte špeciálnu personálnu jednotku, ktorá bude vykonávať kancelárske práce. Ak to nie je možné, ustanovte iného zamestnanca, ktorý spojí výkon svojich hlavných pracovných povinností s funkciou referenta.
Krok 4
Určte počet a nomenklatúru prípadov, ktorá bude obsahovať všetky prichádzajúce, odchádzajúce a interné dokumenty. Ak ide o dokumenty od vyššej (materskej) organizácie, potom sa predložia vedúcemu na posúdenie; dokumenty podriadených organizácií by sa mali predložiť na zváženie zástupcovi vedúceho poverenému prácou s nimi. V súlade s tým sa odvolania občanov smerujú na poslanca, ktorý je poverený zodpovednosťou za prácu s obyvateľstvom.
Krok 5
Po identifikácii okruhu korešpondentov vytvorte klasifikátor, pomocou ktorého môžete okamžite určiť, do ktorej skupiny korešpondentov tento dokument patrí. Napríklad pre vládne agentúry priraďte kód 01, listom od nadradenej organizácie - kód 02, dodávateľom - kód 03, zákazníkom - kód 04 atď. Pomôže to usmerniť tok dokumentov v organizácii.
Krok 6
Určite, v akej forme sa bude obeh dokumentov uskutočňovať - v časopise alebo na karte. Obe formy sú implementované v špeciálnych programoch pre elektronickú správu dokumentov. Ak si tento program ešte nemôžete kúpiť, použite denníky elektronickej registrácie dokumentov, ktoré je možné vyhotoviť v programe Excel.
