Akákoľvek sebaúctová spoločnosť musí mať vlastnú tlačovú službu. Je to ona, ktorá je vyzvaná k formovaniu imidžu spoločnosti a vytváraniu jej reputácie. Ako správne zorganizovať prácu tlačovej služby?
Inštrukcie
Krok 1
Pri organizovaní tlačovej služby je potrebné jasne definovať, prečo sa formuje, aké úlohy sa budú plniť, ako sa bude podieľať na rozvoji spoločnosti.
Krok 2
Zamestnanci tlačovej služby môžu pozostávať z jedného až niekoľkých ľudí - všetko závisí od typu organizácie, ktorej slúži. Čím väčšia spoločnosť, tým väčší počet zamestnancov tlačovej skupiny. Vo veľkých organizáciách sú tlačové služby zvyčajne súčasťou oddelenia PR. V malých spoločnostiach môže povinnosti vedúceho oddelenia PR a osoby zodpovednej za vzťahy s tlačou kombinovať jedna osoba. Napriek tomu, že tlačová služba zvyčajne koná ako zástupca organizácie, mala by dostávať všetky pokyny od vedúceho oddelenia PR, ktorý je zase zodpovedný za jeho vedenie.
Krok 3
Je dôležité, aby každý zamestnanec tlačovej služby zodpovedal za svoje vlastné zodpovednosti. Vedúci tlačovej služby je teda plne zodpovedný za prácu oddelenia, osobne vedie tlačové konferencie a organizuje kultúrny program pre novinárov.
Krok 4
Medzi zodpovednosti styčného dôstojníka pre tlač patrí príprava materiálov pre tlač, reagovanie na otázky tlače a monitorovanie médií. Prijíma tiež, ak je to potrebné, opatrenia na nápravu chýb vo vyhláseniach alebo prijíma príslušné vyvrátenia. Aj keď tlačová agentúra obvykle koná ako zástupca organizácie, je lepšie, aby vedúci organizácie hovoril v mene organizácie za dôležité záležitosti.
Krok 5
Tlačová služba má aj akreditačnú skupinu, ktorá vydáva akreditačné preukazy novinárom, pripravuje a doručuje informačný balíček dokumentov novinárom atď.
Krok 6
Tlačová služba môže mať aj svoju vlastnú tvorivú skupinu, v ktorej môžu byť aj jej vlastní korešpondenti, televízni reportéri a kameramani. Mali by byť schopní samostatne pripraviť materiál pre redakcie médií. V niektorých organizáciách môže byť takáto skupina navyše zapojená do vydávania vlastných firemných novín.
Krok 7
Veľké spoločnosti a vládne agentúry môžu mať aj analytickú skupinu, do ktorej patrí aj recenzent. Jeho úlohou je monitorovať a analyzovať pokrytie určitých problémov na stránkach novín a časopisov, v televíznych a rozhlasových programoch a určiť kvalitu tohto pokrytia. Pri príprave na tlačovú konferenciu musí pozorovateľ tiež formulovať tému problému, históriu problému, pripraviť rôzne druhy odkazov a poznámok.
