Každá organizácia musí sledovať všetky obchodné transakcie. Akékoľvek pohyby sa spravidla vyhotovujú v sprievodných dokladoch, ktoré sú účtovné. Účtovníctvo sa zakladá na základe takejto dokumentácie. Čo je účtovná dokumentácia všeobecne a prečo je potrebná?
Celá účtovná dokumentácia sa vyhotovuje na jednotných formulároch, to znamená na formulároch ustanovených zákonom. V prípade, že formulár neposkytnú vyššie orgány, dokumenty sa vyhotovia v akejkoľvek podobe. Účtovné doklady musia nevyhnutne obsahovať názov, dátum zostavenia, podrobnosti o organizácii, obsah operácie, názvy pozícií zamestnancov a ich podpisy.
Podstatou účtovných dokladov je zohľadnenie všetkých obchodných transakcií uskutočňovaných organizáciou, ako aj zjednodušenie daní a účtovníctva. Všetky informácie obsiahnuté v účtovných dokladoch musia byť spoľahlivé a zrozumiteľné. Napríklad, ak zostavujete účtovný výkaz, potom by nemal byť obsah operácie napísaný príliš skryto, mala by byť jasne a zreteľne uvedená jej podstata.
Doklady musí vyhotoviť vedúci pracovník alebo osoba, ktorá je schválená príkazom riaditeľa. Účtovné doklady sa vyhotovujú v deň, keď bola operácia ukončená alebo po jej ukončení. Napríklad na začiatku mesiaca sa spotrebuje palivo, a to počas každého dňa po dobu tridsiatich dní. Účtovník môže vypočítať spotrebu pohonných látok a mazív prvý deň nasledujúceho mesiaca a zostaviť účtovný výkaz.
Akékoľvek zmeny v dokumentoch nie sú povolené. V prípade, že si všimnete chybu, musíte vydať opravný príkaz. Potom vypracujte ďalší dokument, ktorý sa v budúcnosti musí posilniť predchádzajúcim.
Účtovné doklady je možné vydávať v papierovej aj elektronickej podobe. Ak ale použijete druhý uvedený spôsob, potom si v prípade potreby musíte vytlačiť kópiu, pretože je nevyhnutná na predloženie štátnym orgánom, napríklad na daňový úrad.
