Je dobre známe, že vizuálne informácie sa ľahšie vnímajú a pamätajú si lepšie ako textové alebo zvukové informácie. Takto funguje ľudský mozog - atraktívny a zrozumiteľný obraz môže zatieniť všetky živé frázy aj toho najcharizmatickejšieho hovorcu. Preto vám prezentácia umožňuje, aby bola reč nezabudnuteľná a publikum bolo vnímavejšie na informácie. Aby ste dosiahli maximálnu efektivitu, stačí, aby ste dodržali jednoduché pravidlá pre vytvorenie efektívnej prezentácie.
Pravidlo 1. Vytvorenie prezentácie sa začína vypracovaním štruktúry
Dôležitou etapou pri tvorbe akejkoľvek prezentácie je vypracovanie štruktúry. Malo by to byť logické a presne zodpovedať priebehu predstavenia.
Pri vypracovávaní štruktúry svojej prezentácie nezabudnite, že cieľovým publikom by malo byť centrum otáčania snímok a ich postupnosti. Výber vizuálnych obrazov závisí od stupňa prípravy, úrovne vzdelania, záujmu a zaujatosti publika.
Neexistuje žiadna všeobecná štruktúra prezentácie, aj keď by sa mali dodržiavať tieto základné pravidlá:
- titulná snímka: odráža tému prejavu, informácie o rečníkovi, jeho pozícii a v prípade potreby aj názov podujatia;
- obsah snímky: používa sa vo veľkých prezentáciách rozdelených do kapitol, užitočné pri navigácii medzi publikom a prednášajúcim;
- sémantické snímky: sú jadrom prezentácie, ideálnou chronológiou pre sémantické snímky - od všeobecných po konkrétne;
- záverečná snímka: obsahuje kontaktné údaje hovoriaceho.
Pri vytváraní prezentačnej štruktúry spočíva hlavná záťaž na vývoji sémantických snímok. V tejto fáze je dôležité pochopiť, ktorý obrázok je najlepšie na ilustráciu tejto alebo tej myšlienky. Ak sú v reči dôležité čísla, jedná sa o výhovorku, ktorá ich privedie na snímku, ktorá umožní publiku sústrediť sa na informácie. V prípade poskytnutia štatistík a porovnania hodnôt budú informácie ideálne vyzerať ako stĺpcový alebo koláčový graf. Ak je potrebné proces odzrkadliť včas, nechajte informácie predložiť vo forme časovej osi s číslami alebo faktami.
Informácie prezentované vo forme takýchto obrázkov sú intuitívne, čo umožňuje poslucháčom rýchlejšie ich vnímať.
Pravidlo 2. Efektívna prezentácia - krátka prezentácia
Po rozložení témy reči na vizuálne obrazy by ste mali pokračovať v najbolestivejšej fáze - odstránení nepotrebných diapozitívov.
V tejto práci by sa malo pamätať na to, že zvýšená pozornosť publika padá na prvých 15 minút prejavu. Všetky snímky, ktoré zapadajú do tohto časového obdobia, by mali byť čo najsmysluplnejšie. V priemere 40-minútová prezentácia obsahuje 15 až 20 snímok. Viac snímok môže publikum iba unaviť a negatívne ovplyvniť celkový dojem z prezentácie.
Pri práci na triedení by ste mali byť pripravení darovať snímky, ako napríklad:
- Nádherné, ale nie informatívne snímky - táto kategória by mala obsahovať rozsiahle grafy a diagramy vážené s malými detailmi;
- Rozsiahle ponuky - prezentácia spravidla nemôže obsahovať viac ako jednu jasnú a presnú ponuku;
- Viacvrstvové nádherné fotografie, ktoré reč rečníka nepodporuje: pri takýchto snímkach rečník jednoducho zneužíva pozornosť a čas poslucháčov, preto by sa mali zlikvidovať.
Pravidlo 3. Obrázky sú dôležitejšie ako text
Prezentácia je produkt, ktorý musí pozostávať najmenej z 75% z vizuálnych obrázkov. A tu sa arzenál v žiadnom prípade neobmedzuje na také šablónové riešenia Power Point, ako sú SmartArt a primitívne vývojové diagramy. Je však tiež potrebné zvoliť rozumné vizuálne prvky.
- Grafy sú lepšie ako tabuľky. Tabuľky majú zreteľný kancelársky štýl. Začínajú sa často stĺpcom s názvom „Nie“, za ktorým nasledujú stĺpce s hrubými plátkami vyplnené malým textom. Často sa ale môžete od takejto dokumentárnej prezentácie odkloniť pomocou diagramov, ktoré lepšie vnímajú diváci.
- Fotografie sú lepšie ako kresby. Prezentácia letovísk v Egypte sa nezaobíde bez kvalitných fotografií Sfingy a príbeh nového menu módnej reštaurácie si nemožno predstaviť bez šťavnatých obrazov samotných jedál. Podľa tohto pravidla, kedykoľvek je to možné, je lepšie používať fotografie a nie kliparty.
- Ikony sú lepšie ako text. Pokiaľ je to možné, je lepšie použiť ikony a iné obrázky. Je dôležité, aby boli pochopené presne a nespôsobovali nejednoznačnosť. Podľa tohto pravidla sú logá, erby miest a vlajky štátov lepšie ako text.
Pravidlo 4. Jedna snímka - jedna myšlienka
Poslucháči často počas prezentácií fotografujú diapozitívy zobrazené na obrazovke. Mnohým rečníkom to lichotí. Ale márne! Poslucháč snímku často vyfotografuje, a to nie preto, že by sa mu tento nápad páčil, a nie pre príspevok na sociálnych sieťach. Je to tak, že sémantický obsah snímky je taký bohatý, že je nemožné ho pochopiť počas krátkej ukážky. Fotografia sa nerobí kvôli pamäti, ale kvôli domácim úlohám.
Aby ste sa tomu vyhli, stačí dodržiavať pravidlo - na jednej snímke môže byť iba jedna myšlienka. Nemali by ste využívať prezentácie, aby ste to moderátorovi čo najviac uľahčili. Na snímkach by sa mali zobrazovať iba najdôležitejšie obrázky, fakty a texty. Všetko ostatné by malo byť povedané slovami alebo úplne vynechané.
Mali by ste si tiež dávať pozor na snímky, ktoré sú úplne textové. Aj keď zodpovedajú pravidlu a obsahujú iba jednu myšlienku - na snímke by nemalo byť viac ako 15 slov. Odborníci navyše odporúčajú používať čo najväčšie písmo, aby obsah videli aj zadné riadky.
Pravidlo 5. Farby sú primárne
Existuje mylná predstava, že prezentácia musí byť nevyhnutne jasná. Pri výbere jasných farieb palety je často ťažké ich šikovne kombinovať. Pri tomto skóre odborníci odporúčajú, aby jedna snímka neobsahovala viac ako 3 farby. Ideálne je dodržiavať toto pravidlo počas celej svojej prezentácie.
Je dôležité mať na pamäti, že prezentácia musí byť esteticky príjemná, preto je najlepšie použiť farebnú kombináciu, ktorú ľahko nájdete na internete.
Najťažšie je dodržiavať pravidlo 3 farieb pri mapovaní do viacerých kategórií. Na jednej strane ich treba vyfarbiť tak, aby sa navzájom líšili, na druhej nechýba ani pozadie, logo a ďalšie farebné prvky. Problém môžete vyriešiť odtieňmi. Najväčšie hodnoty je možné zafarbiť na intenzívne farby, menšie na bledšie farby atď.
Pravidlo 6. Názor zvonka
Kompetentný externý názor pomôže pochopiť účinnosť prezentácie. Pred prezentáciou stačí ukázať snímky osobe, ktorá sa najviac podobá priemernému obrazu typického diváka. To znamená, že by mal mať v téme prezentácie približne rovnakú úroveň vedomia ako budúce publikum prejavu.
Je lepšie spoliehať sa s pozmeňujúcim a doplňujúcim návrhom na názor takejto osoby, že prezentácia jej je poskytnutá bez zvuku.
Takáto osoba bude musieť položiť nasledujúce otázky. Budú snímky samozrejmé? Ktoré snímky sú najrozumnejšie a ktoré vyvolávajú otázky?
Zhromaždené informácie vám umožnia vykonať konečné úpravy snímok pred ukážkou. Je obzvlášť dôležité získať predbežnú spätnú väzbu v prípade, že sa používajú atypické mapy - napríklad maticové mapy.
