Súkromná kancelária alebo vládna organizácia, ktorá čelí potrebe sťahovať sa, je nútená riešiť problémy s pohybom obrovského množstva nábytku, vybavenia a technológií nahromadených počas operácie. Je bezpodmienečne nutné, aby boli všetky predmety prehľadne premiestnené bez poškodenia. Preto je potrebné správne usporiadanie premiestnenia kancelárie.
Premiestnenie kancelárie bude nejaký čas trvať, urobte to preto v dostatočnom predstihu, na celú prípravu vyčleňte zhruba mesiac. Na ktoré body by ste mali venovať osobitnú pozornosť?
✔ Ak je spoločnosť pomerne veľká a má veľký počet zamestnancov, je vhodné vopred pripraviť plán riadenia pre takúto zodpovednú udalosť. Je potrebné určiť prioritné úlohy, určiť rozpočet, vymenovať zodpovedných zamestnancov pre všetky body a čo je najdôležitejšie, vymenovať koordinátora pre celý proces sťahovania. Je to on, kto prevezme kontrolu nad hlavnými a vedľajšími úlohami. Nezabudnite upozorniť klientov, že plánujete presun do novej kancelárie.
✔ Ďalším krokom je podpísanie dohody so sťahujúcou spoločnosťou podľa vášho výberu. Okrem nakládky a vykládky a prepravy majetku do miesta určenia môžu byť k zmluve pridané ďalšie doložky. Napríklad demontáž a montáž nábytku, jeho umiestnenie v novej miestnosti, pripojenie inžinierskych sietí a stacionárnych zariadení, čistenie priestorov po presťahovaní.
✔ Vytvorte kompletný zoznam nehnuteľností zapojených do sťahovania. Určite to bude potrebné pri získavaní odborníkov z prepravnej spoločnosti a pomôže vám vyhnúť sa nedorozumeniam pri samostatnom sťahovaní kancelárie. Zbavte sa všetkého nepotrebného majetku - predajte ho, uložte alebo vyhodte. Nie je potrebné strácať peniaze a čas prepravou nepotrebných vecí.
✔ Pripravte si dokumentáciu odrážajúcu plán vašich budúcich priestorov, umiestnenie pracovísk zamestnancov na nové miesto, kde bude v novej kancelárii nainštalovaný nábytok a počítače. Ušetrí vám to veľa času.
✔ Všetok potrebný obalový materiál a kartóny si môžete kúpiť od samotnej prepravnej spoločnosti. Zabaľte všetky osobné veci do škatúľ. Nezabudnite označiť nálepkami. Zamestnancom sa odporúča vydať poznámku, ako to urobiť správne.
✔ Odpojte počítače a ďalšie vybavenie od napájacieho zdroja. Robí to iba špecialista - správca systému.
✔ Vytvorte zoznamy všetkých ľudí zapojených do presunu. Pre všetkých si vopred pripravte preukazy, ak je to potrebné. Zoznam všetkých vozidiel zapojených do premiestňovania kancelárie. Zaistite nerušený priechod na miesto nakládky / vykládky.
Sťahovanie kancelárie spoločnosti je dosť vážna udalosť. Ako však vidíte, pri správnom prístupe a organizácii je možné minimalizovať všetky náklady. K tomu stačí správne naplánovať proces a minimalizujú sa nepríjemnosti spojené s presunom pre zamestnancov aj pre klientov spoločnosti.
