Výročná správa (ďalej len AR) organizácie je bez ohľadu na rozsah podnikania hlavným nástrojom finančnej komunikácie. Verejnosť aktívne diskutuje o obsahu, rozsahu a koncepcii civilnej obrany, napríklad v Spojenom kráľovstve, a dokonca sa organizujú výberové konania na tieto dokumenty. Príprava a výroba takýchto GO vyžaduje veľa peňazí a často sa vydávajú v obrovských množstvách.
GO je formálne finančné výkazníctvo. GO sa každý rok zasiela akcionárom. GO pripravujú komerčné organizácie aj nekomerčné organizácie. Podľa tohto dokumentu je možné posúdiť aktivity spoločnosti za tento rok, jej predpokladanú pozíciu na nasledujúci rok, vidieť jej súčasný stav a vyhliadky.
GO predstavuje používateľom:
• všeobecný popis odvetvia, na ktorom sa organizácia podieľa;
• auditované výkazy o príjmoch, finančnej situácii, peňažných tokoch a poznámky k výkazom;
• analýza finančnej situácie podniku a výsledkov dosiahnutých v dvoch predchádzajúcich rokoch;
• popis činností organizácie za posledný rok;
• informácie o rôznych obchodných segmentoch podniku;
• trhová hodnota akcií a dividend.
Toto je príklad minimálnej HO. Takýto dokument sa obvykle zmestí iba na niekoľko strán. Prirodzene to stojí málo (až na ojedinelé prípady). Dá sa to porovnať s fotokópiou dokumentu. Cieľom organizácií, ktoré vypracúvajú tieto správy, je jednoducho splniť zákonné požiadavky.
Pomerne veľa podnikateľov považuje GO za efektívne a bezproblémové marketingové nástroje, ktoré im pomáhajú šíriť ich názory na osud ich podnikania. Inými slovami, veľa stredných a veľkých spoločností vynakladá veľa peňazí na správy, ktoré sú skutočne pútavé a poučné. Tento druh GO sa dá bezpečne nazvať fórom, prostredníctvom ktorého spoločnosť vyjadruje svoj postoj, ovplyvňuje, káže, objasňuje a diskutuje o akomkoľvek množstve problémov a tém.
Otvorený list akcionárom často udáva tón pre verejné výkazníctvo spoločností. Takéto listy sa zvyčajne zameriavajú na aspekty, ako sú výsledky uplynulého roka, iniciatívy a stratégie spoločnosti, trhové podmienky, významné obchodné udalosti, noví manažéri a riaditelia. Tento dokument podpisuje predseda predstavenstva. Môže byť prezidentom spoločnosti alebo jej prevádzkovým riaditeľom.
Niektoré z týchto listov môžu obsahovať tucet alebo viac strán a môžu obsahovať fotografie generálneho riaditeľa v rôznych pózach.
Častejšie sú však tieto písmená podstatne kratšie a majú iba 3 000 slov, alebo dokonca menej.
GO sa často používa ako nástroj na propagáciu témy alebo konceptu, ktorý schválilo vedenie organizácie (marketingové osobnosti). V takom prípade sa možno stretnúť s frázami ako „Pripravenosť na realitu budúcnosti“alebo „Naplnenie potrieb veku IT“. Občianska spoločnosť okrem iného niekedy zahŕňa jednotlivé udalosti alebo ekonomické podmienky, ktoré sa odohrali v aktuálnom roku.
Existujú podniky, ktoré vo svojich správach predpisujú rôzne medzníky a výročia, čím demonštrujú svoje úspechy publiku a zdôrazňujú ich spoľahlivosť a kvalitu. Ostatné organizácie vytvárajú rozsiahle a viacstranné správy v osvedčenom formáte, ktoré každoročne používajú s malými zmenami, ktoré sa zvyčajne týkajú aktualizácií údajov.
Najlepšie HO je v každom prípade také, ktoré jasne definuje stratégie použité pre ziskový rast a zobrazuje organizáciu v priaznivom svetle.
