Tok dokumentov v účtovníctve je príprava alebo príjem primárnych účtovných dokladov, ich usporiadaný pohyb po divíziách, prijatie do účtovníctva, povinné spracovanie a následný presun do archívu. V organizáciách je pohyb dokumentov určený harmonogramom toku dokumentov.
Pre všetky primárne dokumenty v účtovníctve existuje niekoľko fáz pracovného toku. Prvým a hlavným je príprava účtovného dokladu okamžite v čase obchodnej transakcie alebo ihneď po jej ukončení. Zaznamenávanie činnosti hospodárskej činnosti sa vykonáva v súlade so stanovenými požiadavkami. Všetci úradníci, ktorí vytvorili a podpísali primárne dokumenty, sú zodpovední za presnosť informácií obsiahnutých v týchto dokumentoch.
Druhou etapou je prenos vyplnených primárnych účtovných dokladov na účtovné oddelenie. Účtovník je povinný skontrolovať ich obsah, úplnosť a správnosť vyhotovenia a potom vykonať aritmetickú kontrolu. Ďalej sa spracúvajú primárne účtovné doklady. Prirodzené ukazovatele sa súčasne prevádzajú do menových opatrení. Tento proces sa nazýva zdanenie alebo tvorba cien.
Potom sa dokumenty vyberú podľa ich ekonomického obsahu (napríklad mzdy, príjmy a výdavky hotových výrobkov atď.) A podľa priradenia účtu. V tejto fáze označujú korešpondenciu účtovných účtov pre túto obchodnú transakciu. Ďalej sa do účtovného registra zapisuje primárny účtovný doklad a informácie v ňom obsiahnuté o obchodnej transakcii. Potom musia byť dokumenty odoslané do archívu na uloženie.
Hlavný účtovník je zodpovedný za vypracovanie harmonogramov a schém pracovných tokov na základe špecifík ekonomických činností organizácie. Časový plán musí schváliť vedúci organizácie. Pre takýto dokument neexistuje jednotná forma. Pri jeho zostavovaní však treba brať do úvahy hlavné body: plán pracovného toku by mal odrážať optimálny počet oddelení pre odovzdanie každého primárneho dokumentu a určiť minimum jeho prítomnosti v každom oddelení.
Tento miestny regulačný akt je vypracovaný vo forme diagramu alebo zoznamu primárnych účtovných dokladov, ktoré musia byť predložené oddeleniami. Je nevyhnutné uviesť výkonných umelcov; odrážať, aké dokumenty by si mali divízie vymieňať a v akom časovom rámci. Efektívne organizovaný pracovný tok zaisťuje včasné vykonávanie finančných výkazov.
Zamestnanci organizácie sú povinní dodržiavať stanovené termíny pre tok dokumentov. Dodržiavanie harmonogramu sleduje hlavný účtovník.
