Pracovníci často majú situácie, keď je nevyhnutné neprítomnosť na pracovisku niekoľko hodín alebo dní. Je to zvyčajne kvôli nepredvídaným rodinným okolnostiam. V takom prípade legislatíva umožňuje registráciu neplateného voľna, ktoré sa ľudom často nazýva administratívne voľno. Evidencia takejto dovolenky nie je o nič menej dôležitá ako platená dovolenka, pretože od nej závisí správnosť výpočtu mzdy a vykonania výrobných úloh zamestnancom. Ďalej je uvedený podrobný návod, ako si zariadiť dovolenku na svoje náklady a so zadaním údajov do časového rozvrhu.
Právne dôvody na získanie neplatenej dovolenky
Platené voľno je všetkým zamestnancom zaručené zákonom (čl. 182 Zákonníka práce). Dĺžka dovolenky je stanovená dohodou medzi zamestnávateľom a zamestnancom. V osobitných prípadoch je doba núteného odpočinku stanovená normami kódu:
- v súvislosti so smrťou blízkeho príbuzného, svadbou alebo narodením dieťaťa - do 5 kalendárnych dní;
- pracujúci ľudia so zdravotným postihnutím - až 60 dní;
- Účastníci 2.sv.v. - do 35 dní;
- pracujúci dôchodcovia - do 14 dní v roku;
- rodičia a manželky (manželia) vojenského personálu, zamestnanci orgánov vnútorných záležitostí, federálneho hasičského zboru, colných orgánov, zamestnanci inštitúcií a orgánov trestného systému, ktorí zomreli alebo zomreli na následky zranenia, otrasu mozgu alebo zmrzačenia pri výkone povinnosti vojenskej služby (služba) alebo z dôvodu choroby súvisiacej s vojenskou službou (služba) - do 14 kalendárnych dní v roku.
Dovolenka sa vydáva na základe písomnej žiadosti zamestnanca s povinným vyznačením v časovom výkaze. Odpočítané dni nepodliehajú náhrade a nezahŕňajú sa do výpočtu priemerného zárobku.
Pokyn na registráciu dovolenky bez miezd
Podrobné pokyny na získanie dovolenky sú popísané nižšie.
- Potreba zamestnanca za neplatené voľno.
- Diskusia s manažérom o možnosti odísť z práce v pravý čas.
- Vypracovanie vyhlásenia. Formulár môže byť schválený v rámci organizácie alebo môže byť žiadosť napísaná v akejkoľvek forme adresovanej vedúcemu organizácie alebo autorizovanému špecialistovi v akejkoľvek forme. Je vhodné uviesť presné obdobie od prvého do posledného dňa vrátane. Víkendy a sviatky sa započítavajú do neplateného voľna. Aby sa zabránilo nepresnostiam, je lepšie ordinovať iba pracovné dni. V praxi nie je vždy potrebné vysvetliť dôvody dovolenky. Znenie „z rodinných dôvodov“je prijateľné. O tom sa v organizácii rozhoduje individuálne.
- Návšteva hlavy (ak je to potrebné) a prenos na popravu. V závislosti od špecifík organizácie to môže byť osobne riaditeľ, sekretariát, personálne oddelenie alebo účtovné oddelenie. Žiadosť o dovolenku sa vyhotovuje striktne pred jej začiatkom. Minimálne obdobie deň vopred. Denno-denne je možné len z najpodstatnejších dôvodov so súhlasom sprievodcu.
- Zodpovedný špecialista zapíše údaje o neprítomnosti zamestnanca do časového výkazu. Je vypracovaný analogicky s riadnou dovolenkou v časti pracovného voľna „Prázdniny“. V poli dátumu dovolenky sa zaznamená obdobie neprítomnosti osoby, ako neplatené voľno sa zvolí „Typ dovolenky“. Dáta sa ukladajú do systému.
- Na vysvedčení sa objavujú riadky, ktoré označujú dovolenku bez miezd za obdobie uvedené v žiadosti. Spravidla sa prijímajú tieto označenia: DO (dovolenka bez platu so súhlasom zamestnávateľa) a OZ (dovolenka bez platu, ustanovená zákonom). V praxi je najčastejšie označenie „DO“postačujúce, pretože má skôr formálny charakter. Nižšie je uvedený príklad vyplneného časového rozvrhu.
- Ručne napísaný vysvedčenie, ak je to potrebné, obsahuje aj údaje o neprítomnosti osoby v súvislosti s dovolenkou bez výživného. Je označený analogicky s elektronickou verziou.
- Vytlačí sa príkaz na poskytnutie dovolenky v jednotnej podobe T-6. Formulár obsahuje dátumy neprítomnosti zamestnanca. V riadku „B“je napísané „Prázdniny bez platu“. Pracovné obdobie nie je určené, je dôležité iba pri ročných dovolenkách.
- Príkaz je potvrdený hlavou a odoslaný zamestnancovi na podpis.
- Na základe podpísanej objednávky a údajov na vysvedčení sa vykoná výpočet a mzdy sa vypočítajú s prihliadnutím na skutočne odpracované hodiny.
Pri dodržaní stanoveného postupu sa dni neprítomnosti zamestnanca budú považovať za legálne a nebudú sa porovnávať s absenciou. Je dôležité okamžite zamestnávateľa upozorniť na úmysel odísť z práce a vypracovať potrebné doklady.
Vo výnimočných prípadoch je možné vyhotoviť doklady „spätne“, v takom prípade je neúčasť zamestnanca uvedená na vysvedčení. Ak v budúcnosti nebude nasledovať evidencia dovolenky bez mzdy, nastolí sa otázka absencie zamestnanca s následnými sankciami až do jeho prepustenia.
