Vedenie každého podniku musí pri svojej činnosti brať do úvahy mnoho faktorov, externých aj interných. Nie všetky plány sa plnia podľa plánu. Zamestnanci, ktorí riešia zadané úlohy, môžu robiť neúmyselné chyby alebo sa môžu vzdať svojich povinností. Preto musí manažér vykonávať kontrolné funkcie každý deň.
Na čo slúži kontrola?
Činnosti organizácie, či už ide o obchodnú štruktúru alebo vládnu inštitúciu, neustále prebiehajú v meniacom sa prostredí. Jednou z funkcií riadiaceho aparátu je zohľadniť tieto zmeny a vykonať úpravy výrobných procesov. Manažér musí zároveň správne organizovať personál a motivovať ho k plneniu súčasných a budúcich úloh.
Pravidelná a plánovaná kontrola nad činnosťou podriadených je neoddeliteľnou funkciou riadenia. Týmto spôsobom môžete včas zistiť nedostatky v práci zamestnancov, zistiť chyby a nesprávne výpočty. Nie všetky prerušenia prevádzky podniku sú spôsobené chybným konaním personálu. Niekedy sa chyby dopúšťajú samotní manažéri, napríklad narúšajú význam objednávok prichádzajúcich zhora.
Kontrola z pozície vedenia je prehľadný a premyslený systém opatrení na overenie správnosti vykonávania pokynov a príkazov vedenia. Táto koncepcia zahŕňa aj monitorovanie prísneho výkonu funkčných povinností zamestnancov. V organizácii, kde významnú časť práce vykonávajú ľudia, a nie stroje a mechanizmy, súvisí kontrola priamo s konceptom moci a administratívnej regulácie činností.
Kontrola ako funkcia riadenia
Úlohou kontrolného systému je ustanoviť niektoré štandardy, podľa ktorých sa musia zamestnanci pri svojej činnosti riadiť. Aby bola kontrola efektívna, sú potrebné referenčné hodnoty, podľa ktorých môže manažér hodnotiť výkonnosť každého zamestnanca. Rozdiel medzi štandardom a dosiahnutým výkonom by mal byť základom pre úpravu pracovných procesov.
Kontrolné funkcie v manažmente vstupujú do platnosti už vo fáze plánovania činnosti organizácie. Pri vypracúvaní pracovných plánov pre oddelenia by manažéri mali v nich ustanoviť overovacie opatrenia s uvedením načasovania ich implementácie a osoby zodpovednej za implementáciu. Plánovaná povaha kontroly umožňuje vykonávať audit činností nie od prípadu k prípadu, ale systematicky.
Konečným cieľom kontroly je dosiahnuť stav vecí, v ktorom je riadenie organizácie zamerané na čo najefektívnejší výkon ukazovateľov výkonnosti. Pri plánovaní kontrolných činností musí manažér brať do úvahy psychologické vlastnosti jednotlivých zamestnancov a tímu ako celku. Nesprávne štruktúrovaný inšpekčný systém môže mať negatívny vplyv na personál, môže viesť k zníženiu motivácie a zvýšeniu napätia.
