Akýkoľvek dokument založený na prijatí peňazí vyžaduje vyplnenie správneho formulára. Ak organizácia poskytla zamestnancovi finančné prostriedky na akékoľvek potreby, potom je potrebné sa za nich prihlásiť vyplnením zálohovej správy.
Kto by mal vyplniť predbežné vyhlásenie
Riaditeľ nemôže dať organizácii peniaze žiadnemu zamestnancovi len tak. Spočiatku by sa mal určiť zoznam zamestnancov, ktorí sú oprávnení dostávať zálohové prostriedky, s následnou správou. K tomu je potrebné vypracovať a vydať osobitnú objednávku.
Ak podriadený potrebuje finančné prostriedky na vykonávanie akejkoľvek činnosti, musí riaditeľovi poskytnúť vyhlásenie vo voľnej forme. Je bezpodmienečne potrebné uviesť požadovanú sumu a účel, na ktorý sa peniaze požadujú. Ak riaditeľ s vyhlásením súhlasí, potom vyhlásenie osobne podpíše a uvedie, koľko a ako dlho umožňuje čerpať prostriedky.
Je dôležité poukázať na to, že hotovosť je možné vydať iba zamestnancovi, ktorý už v plnej miere nahlásil všetky predtým prijaté sumy.
Zamestnanec niekedy môže potrebovať splnomocnenie, ktoré musí byť vydané v mene organizácie podľa stanoveného vzoru č. M-2 alebo č. M-2a. Tieto formuláre boli schválené ešte v roku 1997 vyhláškou Federálnej štátnej štatistickej služby Ruskej federácie.
Za vynaložené peniaze, ktoré boli vydané v účtovnom oddelení organizácie, sa musí zamestnanec hlásiť. Existuje určitý termín, do ktorého musíte vyplniť a odoslať správu o výdavkoch. Sú to 3 dni od konca obdobia stanoveného vedúcim organizácie na formulári žiadosti.
Ak boli zamestnancovi poskytnuté prostriedky na cestovné potreby, musí o nich vyúčtovať v priebehu nasledujúcich 3 pracovných dní po návrate zo služobnej cesty.
Ako sa potvrdzuje výdavok pre výkaz výdavkov
Ak zamestnancovi zostanú peniaze, nebude ich môcť len tak vrátiť do pokladne. Najprv musíte zhromaždiť všetky dokumenty, ktoré potvrdzujú, že peniaze boli použité presne na potreby, na ktoré boli poskytnuté. Môžu to byť hotovosť a tržby, cestovné lístky, účtenky, akty a iné formy prísneho nahlasovania.
Po prijatí každého takého dokumentu je nevyhnutné skontrolovať, či je dátum, suma a podrobnosti čitateľné.
Zamestnanec bude musieť predložiť všetky doklady účtovnému oddeleniu.
Čo sa stane, ak je výkaz výdavkov vyplnený nesprávne
Ak zamestnanec nesprávne vyplnil alebo neposkytol preddavkový výkaz do 3 dní, potom orgán dozoru bude prijaté prostriedky považovať za príjem, z ktorého bude potrebné vypočítať poistné a daň z príjmu fyzických osôb. Ak zamestnanec neskôr poskytne všetky potrebné doklady a správu, potom bude musieť účtovník vykonať prepočet.
Poverený zamestnanec organizácie môže čiastku, ktorej správa nebola predložená, zraziť z platu zamestnanca.
Základné pravidlá pre vypracovanie zálohovej správy
Nasledujúce pravidlá sú jadrom poskytovania výkazu výdavkov:
- Predbežná správa musí byť doložená dokladmi potvrdzujúcimi vynaložené sumy.
- Doklady je potrebné predložiť najneskôr do 3 pracovných dní po skončení pracovnej cesty, v lehote určenej vedúcim alebo od okamihu odchodu do práce po chorobe alebo dovolenke.
- Správa je vypracovaná na osobitnom tlačive č. AO-1. Je povolené používať aj formu predbežnej správy, ktorú schvaľuje vedúci organizácie.
- Za schválenie výkazu výdavkov by mal byť zodpovedný iba manažér.
- Predbežný výkaz vypĺňa zamestnanec, ktorý peniaze minul. Niektoré informácie musí zadať aj účtovník.
V predbežnej správe by mali byť uvedené tieto údaje:
- Informácie o spoločnosti, ktorá zamestnancovi vydala peniaze.
- Údaje o zamestnancovi, ktorý dostal finančné prostriedky od organizácie.
- Účel, na ktorý musíte poskytnúť peniaze zamestnancovi spoločnosti.
- Množstvo.
- Údaje o všetkých výdavkoch s potvrdením.
- Zostatok finančných prostriedkov, ak existuje.
Na záver podpisy dajú zamestnanec a zamestnanci účtovného oddelenia, ktorí peniaze vydali a zvyšok dostali.
Na predbežný výpis nie je potrebné dávať žiadne pečiatky. Je to tak preto, lebo dokument je interný. A nejde nad rámec organizácie. Od roku 2016 majú navyše všetky právnické osoby, a nielen jednotliví podnikatelia, plné právo nepotvrdzovať svoje pečiatky a pečiatky.
Správa je vyplnená v jednej kópii. Je súčasťou primárnej dokumentácie a pri jeho dizajne by ste nemali robiť chyby. Ak z nejakého dôvodu nebolo možné vyhnúť sa blotom alebo nesprávnemu vyplneniu, je lepšie vziať si nový formulár a vyplniť ho novým spôsobom.
Ako vyplniť výkaz výdavkov
Zdá sa, že taký dôležitý dokument pre vnútorný obeh by malo byť veľmi ťažké vyplniť. Ale toto je zásadne nesprávne. Po prvom vyplnení by nemali byť neskôr žiadne ťažkosti, ak ho potrebujete znovu naplniť.
Údaje musí zamestnanec zadať v tomto poradí:
- Pomocou registračných údajov organizácie sa zadá kód OKPO a celé meno podniku.
- V stĺpcoch vedľa nápisu „Predbežný výkaz“je potrebné uviesť číslo dokladu a dátum jeho vyhotovenia.
- Vpravo je bezpodmienečne potrebné ponechať trochu voľného, prázdneho miesta. Bude to potrebné pre záznamy vedúceho organizácie: slovne vyjadrené množstvo, dátum schválenia správy a podpis.
- Celý riadok nižšie obsahuje informácie o zamestnancovi, ktorý dostal peniaze vopred. Je potrebné uviesť, v ktorej štruktúrnej jednotke pracuje, jeho priezvisko, meno, priezvisko a funkcia. Uvádza sa aj personálne číslo zamestnanca a dôvod, prečo bol záloh potrebný.
Týmto sa uzatvára prvá časť výkazu výdavkov. Ďalej formulár obsahuje dve tabuľky. Jeden z nich vypĺňa aj zamestnanec, ktorý prostriedky dostal. Musíte zadať celkovú sumu zálohy a menu, v ktorej bola vystavená. Výška zostatku alebo prečerpanie by mala byť uvedená nižšie.
Druhú tabuľku vypĺňa na účtovnom oddelení autorizovaný špecialista. Musí obsahovať údaje o účtovných účtoch, podúčtoch a fondoch, ktoré cez ne prechádzajú. Musí byť uvedený kód transakcie a presné sumy.
Pod tabuľkami je potrebné uviesť, koľko dokumentov je pripojených k správe a koľko stránok tieto dokumenty obsahujú.
Po vyplnení všetkých stĺpcov musí doklady skontrolovať hlavný účtovník. Podľa výsledku musí na to uviesť vykazovanú sumu v osobitnom riadku.
Účtovník a hlavný účtovník musia byť podpísaní svojím prepisom. Ďalej by zamestnancovi účtovného oddelenia mala byť uvedená suma zostatku alebo prepočtu a číslo pokladničného príkazu, cez ktorý táto suma prešla. Pokladník, ktorý dostal zostatok alebo vydal čiastku zhodnú s prekročením výdavkov, musí tiež podpísať predbežný výpis.
O ďalšej časti finančnej správy sa dá rokovať. Musí obsahovať všetky potrebné informácie o dokumentoch, ktoré potvrdzujú skutočnosť, že finančné prostriedky boli vynaložené na požadované potreby. V tejto časti musíte zadať nasledujúce údaje:
- Podrobnosti o každej organizácii, ktorá vydala dokument.
- Dátum vydania.
- Názov.
- Presná suma vynaložených peňazí.
- Číslo počtu, o ktorý sa zaúčtovala suma uvedená v dokumente.
Zamestnanec musí podpísať svoj podpis pod tabuľkou v osobitnom riadku. Potvrdí teda správnosť uvedených informácií.
Záverečnou časťou výkazu výdavkov je čiastková časť. Má potvrdenie od účtovníka, ktoré vyplní po obdržaní dokladov od zamestnanca potvrdzujúcich vynaložené peniaze. Na odtrhávacej časti je potrebné uviesť:
- Informácie o zamestnancovi (celé meno).
- Číslo správy a dátum vydania.
- Suma vyjadrená slovami, ktorá bola zamestnancovi vydaná.
- Počet dokladov preukazujúcich náklady.
Potom účtovník vloží dátum a podpis. Odnímateľná časť musí byť odovzdaná zamestnancovi ako dôkaz o prijatých údajoch.
