Bankové dokumenty sa ukladajú podľa typu v samostatných priečinkoch a najčastejšie v chronologickom poradí. Výber vykonáva pracovník zodpovedný za vypracovanie dokumentácie. Špeciálna komisia sa zaoberá zničením exspirovaných dokumentov.
Uchovávanie bankových dokumentov uskutočňujú samotné banky a organizácie, ktoré vedú účty. Poradie skladovania v jednej inštitúcii sa môže mierne líšiť od poradia skladovania v inej inštitúcii.
Ako sa ukladajú bankové dokumenty v organizáciách
Doklady z banky, ktoré sú v organizácii, potvrdzujú uskutočnenie peňažných transakcií a sú premietnuté do účtovných záznamov. Miestom ich uloženia je účtovné oddelenie, ktorého zamestnanci môžu v kontexte účtov a bánk všetky dokumenty rozdeliť podľa typu do samostatných priečinkov. Ak má podnik niekoľko bežných účtov, potom sa pre každý z nich vytvorí samostatný priečinok, ak ide o menový účet, potom je mena účtu uvedená na obálke a na chrbtici. Chronologické poradie sa používa na zaznamenávanie výpisov z každého účtu. Každý výpis má väzbu pozostávajúcu z platobných dokladov a odôvodnení platby za každý deň transakcie.
Pre zaplatené faktúry sa vytvorí samostatný priečinok. Dokumenty na kontrolu meny sú uložené v samostatných priečinkoch, kde nájdete všetky informácie o práci s menovými účtami. Hovoríme o pasoch transakcií, certifikátoch o potvrdení o vykonanej práci alebo službách, certifikátoch o devízových transakciách a ďalších. Ak je objem dokumentácie malý, bude k dispozícii dostatok registrov označujúcich číslo dokumentu, množstvo a dátum.
Ako sa dokumenty uchovávajú v komerčných bankách
Tieto inštitúcie ukladajú dokumenty potvrdzujúce finančné a ekonomické aktivity banky a zúčtovacie a platobné dokumenty klientov. Zodpovednosť za ne nesie manažér a hlavný účtovník. Ukladanie sa zakladá na papierových aj elektronických dokumentoch. Papierové sa uskladňujú v osobitnom skladovacom zariadení, na prístup k ktorému je potrebné získať špeciálne povolenie. Povolenie musí byť podpísané hlavným účtovníkom alebo jeho zástupcom.
Ukladanie pamätnej dokumentácie sa vykonáva denne, pre to je zriadený samostatný priečinok, v ktorom sú uložené aj dokumenty v chronologickom poradí. Výber vykonáva zamestnanec, ktorý je zodpovedný za správne zostavenie finančnej dokumentácie. Ostatné priečinky pozostávajú z hotovostných finančných dokladov a papierov odrážajúcich informácie o vkladoch zákazníkov. Dokumenty obsahujúce informácie o operáciách s drahými kovmi sa ukladajú do samostatných priečinkov.
Potreba umiestniť určité typy dokumentov do rôznych priečinkov je spôsobená skutočnosťou, že každý papier má svoju vlastnú trvanlivosť. To platí aj pre uchovávanie dokumentov v elektronickej podobe. Pre zničenie dokumentov so skončenou lehotou skladovania sa zhromažďuje špeciálna komisia, ktorej členovia prezerajú každý papier a potom vypracúvajú osobitný zákon, ktorý potvrdzuje, že dokumenty so skončenou lehotou uloženia boli zničené.
