V poslednej dobe existuje v podnikaní tendencia prechodu z funkčného na procesné riadenie, v súvislosti s čím sa významne zvyšuje úloha správneho popisu a formalizácie podnikových procesov. Až po dokončení týchto akcií môžeme hovoriť o optimalizácii obchodných procesov ako prostriedku na zvýšenie efektívnosti podniku.
Je to nevyhnutné
Nástroj CASE, ktorý umožňuje formalizovať obchodný proces v grafickej notácii
Inštrukcie
Krok 1
Prvým je stručne a presne formulovať názov opísaného procesu, ktorý by mal byť zrozumiteľný a odrážať všeobecnú podstatu sledu akcií, ktoré tvoria obchodný proces. Napríklad namiesto „Podania žiadosti o výrobu produktu na výrobu a kontroly jeho vykonania“stačí pomenovať proces „Kontrola výroby produktu“. Druhým je správne rozdelenie celého opísaného procesu na menších („atómových“) úloh alebo funkcií podprocesu a rozhodnúť o postupnosti ich implementácie. S takýmto rozdelením bude opísaný proces procesom na najvyššej úrovni. Podrobnosť procesu na vysokej úrovni sa môže líšiť, mala by však byť primeraná na pochopenie publika, ktoré použije váš popis.
Krok 2
Existuje niekoľko spôsobov, ako opísať obchodný proces. Najpopulárnejšia z nich je grafická pomocou diagramov vytvorených v rôznych notáciách (notácia je sada symbolov na označenie niečoho).
Najbežnejšie typy zápisov na popis obchodných procesov sú IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) atď.
Ako príklad sa zameriame na diagram vytvorený v notácii BPMN (Business Process Modeling Notation) pomocou nástroja PowerDesigner CASE (obr. 1). Hlavné prvky v diagrame sú:
1. "Proces" (funkcia) - obdĺžnik zaoblený v rohoch;
2. „Prechod“- šípka spájajúca procesy;
3. „Riešenie“- diamant obsahujúci otázku, na ktorú je možné odpovedať iba „Áno“alebo „Nie“;
4. Podmienky - textové výrazy, za ktorých sa uskutočňuje prechod z jednej funkcie na druhú. Podmienky sú vždy uvedené v hranatých zátvorkách. Niekedy je užitočné rozdeliť diagram na „Stopy“- zvislé alebo vodorovné časti, ktoré zastupujú oddelenia v podniku alebo osoby zodpovedné za konkrétnu funkciu. V takom prípade musí byť ikona tejto funkcie v jej časti. Okrem uvedených prvkov môže diagram obsahovať aj zoznam údajov, ktoré sú vstupom alebo výstupom do procesu, ako aj odkazy na pravidlá alebo nariadenia, podľa ktorých sa táto alebo táto funkcia vykonáva. Príklad popisu obchodného procesu „Kontrola výroby produktu“je uvedený na obr.1. Je ľahké vidieť, že tento diagram je veľmi podobný vývojovému diagramu algoritmu na riešenie problému.
Krok 3
Grafický popis procesu možno tiež doplniť textovým popisom jeho funkcií podprocesu vo forme tabuľky obsahujúcej tieto stĺpce: názov procesu, oddelenie (vlastník procesu), popis procesu, výsledok vykonania procesu. Príklad takého popisu je znázornený na obr. Ak sa očakáva ďalšia optimalizácia opísaného obchodného procesu, potom je možné do tabuľky pridať ďalší stĺpec popisujúci ťažkosti alebo nedostatky aktuálne vykonávaných funkcií čiastkových procesov.
