Účasť na výstavách a veľtrhoch je dôležitým mechanizmom propagácie produktu alebo služby akejkoľvek organizácie na trhu. Preto by sa príprava na účasť mala uskutočňovať spôsobom osobitného významu. V tejto aktivite nie sú žiadne maličkosti, pretože akýkoľvek detail vystavený širokému okruhu verejnosti môže mať pozitívne aj negatívne výsledky.
Organizácia prezentácie spoločnosti na výstavách spravidla spadá na plecia útvarov public relations, tlačových stredísk a ďalších štruktúrnych divízií zapojených do výstavných a veľtržných aktivít. Ak také pracovné rezervy nie sú, potom je do organizácie zapojená celá spoločnosť, od riadenia až po zamestnancov kancelárie.
Prezentácia spoločnosti vo veľkej miere závisí od charakteru výstavy. Priemyselné udalosti spravidla spájajú údaje o určitej oblasti podnikania: obchod, stavebníctvo, vedecká činnosť atď. Spoločnosť by teda mala byť pripravená vidieť úspechy svojich partnerov a konkurencie v susedných stánkoch. Frekvencia výstavy ovplyvňuje aj to, ako by mal byť stánok navrhnutý. Pri výročných udalostiach je neprijateľné používať zastarané prezentačné materiály vyvinuté na základe irelevantných informácií.
Proces prípravy výstavy sa začína niekoľko mesiacov pred jej začiatkom. Prvým krokom k vytvoreniu prezentačného materiálu je návrh koncepcie. Tento schematický plán účasti obsahuje zoznam prezentačných materiálov: stojany, bannery, video a zvukové produkty, brožúry a ďalšie podklady. Archív účasti na výstavách, ktorý zostavujú oddelenia public relations, umožní pripraviť optimálne množstvo materiálu. Zároveň je schválený odhad nákladov na výrobu prezentačných materiálov.
V tejto fáze je dôležité identifikovať silné stránky spoločnosti, t.j. jeho produktu alebo služby. Konkurenčné výhody by mali byť potenciálnym zákazníkom jasne oznámené prostredníctvom prezentačných materiálov - brožúr, bannerov, videoklipov. Nemali by sme zabúdať ani na špeciálne inštalácie stojanov, ktoré je možné vyrobiť na želanie zákazníka - model nového vybavenia alebo vizuálna panoráma vyrábaných materiálov. Ak spoločnosť vyrába nerozbitné jedlá, potom by na špecializovanej výstave bolo vhodné preukázať kvalitu produktu a dať tak každému príležitosť pokúsiť sa produkt poškodiť.
Ďalej by bolo eticky správne zabezpečiť možnosť dlhého rozhovoru medzi zainteresovaným návštevníkom výstavy a zástupcom spoločnosti. Na stojane by mal byť nainštalovaný blok s poznámkami a perami, aby si mohol každý robiť poznámky počas získavania potrebných informácií. Je žiaduce, aby toto príslušenstvo bolo označené logom spoločnosti.
Druhým krokom je vypracovanie konceptu možností pre bannery a inštalácie stojanov. Spravidla sa to deje pomocou podnikovej farebnej schémy, písma a loga. Veľkosti všetkých stojanov sa vyrábajú alebo nakupujú s prihliadnutím na veľkosť prezentačnej bunky.
Ďalšou etapou je výber personálu, ktorý bude pracovať v stánku. Prezentáciu často uskutočňujú zamestnanci spoločnosti. Dôležitým plusom tohto prístupu je, že odborníci môžu kvalifikovane rozprávať o činnostiach organizácie a v prípade potreby odpovedať na otázky, ktoré môžu mať návštevníci výstavy. Ďalších zamestnancov zúčastňujúcich sa na prezentácii je možné zamestnať ako komparzu pre distribúciu letákov, vyplnenie dotazníkov atď.
Účinnosť účasti je určená jednoduchým výpočtom objemu nadviazaných partnerstiev. Čím vyšší je záujem návštevníkov výstavy o usporiadanie prezentácie, tým väčší je efekt účasti spoločnosti na podujatí. Preto je lepšie, aby bola žiadosť o účasť na výstave podaná ako jedna z prvých, aby mal účastník prvú možnosť zvoliť si miesto stánku. Okrem toho by ste nemali odmietnuť ponuky organizátorov výstavy pôsobiť ako špeciálny partner podujatia. Táto výhoda zvýši počet striedaní názvu organizácie počas výstavy a bude mať pozitívny vplyv aj na imidž spoločnosti.
