Obchodná korešpondencia je neoddeliteľnou súčasťou pracovného toku. Je potrebné zostavovať správy tak, aby sa v prípade zverejnenia nemuseli červenať za voľnú slabiku a chyby. List obchodným partnerom by mal obsahovať pozdrav, byť napísaný k veci a končiť podrobným podpisom.
Inštrukcie
Krok 1
Ak neviete, kedy si príjemca list prečíta, napíšte na pozdrav „Dobrý deň“alebo „Dobrý deň“.
Krok 2
Vyberte štandardné písmo a čierne písmená. Viacfarebné slová sa nedajú ľahko prečítať, odvádzajú pozornosť a neumožňujú uchopiť podstatu textu. Ak chcete zvýrazniť frázu, napíšte: „Upozorňujeme vás, že …“
Krok 3
Odkazy na osobu podľa mena a na nadriadeného - podľa mena a priezviska. Pred kontaktovaním napíšte „Vážený …“Obchodnú korešpondenciu môže dostať na stôl riaditeľovi, preto je lepšie vyhnúť sa zdrobňujúcim a hovorovým výrazom.
Krok 4
Pri oslovovaní partnera napíšte slová „vy“, „vy“, „váš“veľkým písmenom. Ak je list adresovaný viacerým ľuďom, použite malé písmená.
Krok 5
Následný text by mal byť napísaný správne, jednoduchými vetami, bez použitia slov, ktoré partner nemusí poznať. Ak text obsahuje technické výrazy alebo cudzie výrazy, nezabudnite ich dešifrovať.
Krok 6
Začnite svoj list vyhlásením o podstate problému a potom položte zaujímavé otázky.
Krok 7
Skúste sa zmestiť na list 1/3 A4 formátu 12. Objemné správy sa ťažko vnímajú, nedočítajú sa do konca alebo sa preskakujú celé vety. Ak potrebujete veľa komunikovať, rozdeľte informácie na niekoľko písmen alebo pripojte súbor s podrobným popisom. Ak sú informácie pre príjemcu dôležité, prílohu určite otvorí.
Krok 8
Na koniec svojho obchodného listu napíšte „S pozdravom, meno a priezvisko.“Ak ide o korešpondenciu prostredníctvom e-mailu, napíšte podpis, ktorý bude sprevádzať všetky správy. Uveďte tieto informácie: - priezvisko, meno, ak je to potrebné - priezvisko; - pozícia; - názov organizácie; - adresa; - telefónne číslo - práca a mobil; - ďalšie informácie - slogan, prianie atď., Ak sú poskytnuté firemným štýlom.
