Mnoho spoločností, bez ohľadu na formu vlastníctva, každoročne pripravuje verejné správy o výsledkoch ročných činností. Tieto dokumenty slúžia ako zdroj informácií pre širokú verejnosť a zároveň sú viditeľným dôkazom efektívnosti alebo neefektívnosti organizácie.
Rozhodnutie stretnutia akcionárov o budúcom osude spoločnosti, verejné hodnotenie činnosti organizácie atď. Môže závisieť od toho, ako dobre je výročná správa pripravená. Inými slovami, odborný alebo štruktúrny útvar, ktorý vypracúva výročnú správu. by si mali uvedomiť, že nielen reputácia závisí od kvality konečného dokumentu, ale aj od ďalšieho rozvoja podniku.
Príprava výročnej správy často spočíva na analytickom oddelení alebo inej štrukturálnej jednotke, ktorá vykonáva funkcie zhromažďovania informácií o činnosti celej spoločnosti za ročné obdobie.
V závislosti od typu činnosti organizácie a povahy publika, pre ktoré sú dokumenty určené, sa správa môže zachovať v štýle interných dokumentov alebo verejných informácií pre široké spektrum čitateľov. Pri správach predkladaných zakladajúcim zamestnancom a akcionárom spoločnosti sa postupuje podľa internej dokumentácie. V tomto prípade sa v správe venuje väčšia pozornosť finančnej výkonnosti, ekonomickej efektívnosti a výkonnosti pri dosahovaní kľúčových cieľov stanovených v pláne.
V prípade verejnej správy, ktorá je spravidla zverejnená na oficiálnej webovej stránke na verejné prezeranie, je potrebný podrobnejší popis činnosti organizácie, jej úloh a poslania. Mnohé z poskytovaných informácií si vyžadujú podrobné vysvetlenie, pre ktoré sa pripravuje samostatná časť. Analytické služby sa spravidla zaoberajú vypracovaním verejnej správy v úzkej spolupráci so špecialistami na vzťahy s verejnosťou, ktorí majú možnosť opraviť informácie v závislosti od ich významu.
Bez ohľadu na povahu cieľovej skupiny správy je každý záverečný dokument zreteľne zoskupený do sekcií. V prvej časti sú spravidla uvedené úlohy, ktoré boli stanovené pred organizáciou, a výsledky ich dosiahnutia. Nasledujú finančné výsledky za rok a výsledky výroby.
Poslednou časťou sú spravidla spoločenské aktivity spoločnosti. Tieto informácie sú spravidla obsiahnuté vo verejnej správe, ktorá poskytuje výsledky sociálne zameranej politiky spoločnosti. Ako materiály na zahrnutie do správy sa berú informácie o oceňovaní zástupcov organizácie za vysoké zásluhy v oblasti sociálnej podpory, výsledky charitatívnych aktivít atď.
Malo by sa pamätať na to, že pri výbere informácií, ktoré sa majú zahrnúť do správy, je potrebné zachovať objektivitu poskytovaných informácií. Toto pravidlo je potrebné dodržiavať, aj keď výsledky činnosti spoločnosti v určitých ukazovateľoch nie sú ani zďaleka ideálne alebo poukazujú na nedostatočný výkon. Keď už o tom hovoríme, správa by mala odrážať možné dôvody, ktoré viedli k takýmto výsledkom, a mala by upriamiť pozornosť publika na pevný zámer eliminovať problém v budúcom období.
