Príprava a odoslanie prípadov do archívu je neoddeliteľnou súčasťou pracovného toku. Ich registrácia začína v organizácii od okamihu uloženia dokumentov a končí prenosom do archívu na konci kalendárneho roka alebo úložných období. V niektorých prípadoch sa súbory uchovávajú dlhšie ako jeden rok. Patria sem napríklad dokumenty týkajúce sa personálnych záznamov.
Inštrukcie
Krok 1
Aby postup ukladania prípadov do archívu netrval veľa času, mali by ste sa počas aktuálneho pracovného postupu riadiť pravidlami ich registrácie. Pri prenose prípadov do archívu na trvalé alebo dočasné uloženie musíte spojiť dokumenty, číselné listy, vypracovať konečný nápis, ak to ustanovuje pracovný návod, a tiež vyhotoviť interný inventár.
Krok 2
Na titulnej strane odovzdávaného súboru je súčasne uvedený názov organizácie alebo podniku, register v súlade s nomenklatúrou prípadov, dátum otvorenia a uzavretia prípadu, ako aj doba uchovávania. do archívu.
Krok 3
Dokumenty, ktoré sa majú archivovať, sa ukladajú do samostatného priečinka s pevnou väzbou. Ak má dokument osobitnú hodnotu, spravidla sa nešije, ale vloží do spisu alebo obálky a pripojí sa k puzdru. Na koniec zošitého a očíslovaného puzdra je umiestnený atestačný list a na začiatku - vnútorný inventár. V takom prípade by hrúbka puzdra nemala presiahnuť 40 mm a počet listov by nemal presiahnuť 250.
Krok 4
Pre prípady, ktoré sú uložené v archíve natrvalo, ako aj dočasne, nie však kratšie ako 10 rokov, je vypracovaný inventár na prenos prípadov do archívu. Zároveň sa vyhotovuje samostatný súpis dokladov týkajúcich sa personálnej evidencie. Do nej sa zapisujú názvy prípadov, pričom každému z nich je pridelené poradové číslo a je tiež uvedený kód nomenklatúry. Ak súbory zostávajú v archíve organizácie, inventár sa vyhotovuje dvojmo. Ak sa majú súbory preniesť do štátnych archívov, mali by existovať štyri kópie.
Krok 5
Prípady, ktoré sa môžu skladovať po ukončení doby kratšej ako 10 rokov, je možné archivovať podľa uváženia vedenia organizácie. Potreba predkladania prípadov bude závisieť od pracovného zaťaženia archívu, frekvencie prístupu k starým dokumentom atď.
