Všetky hotovostné transakcie na kreditných a debetných príkazoch musí pokladník zaúčtovať do pokladničnej knihy, na základe ktorej sa denne generuje výkaz pokladníka. Tento dokument umožňuje sledovať a kontrolovať správnosť dokumentácie a množstvo hotovosti v pokladni na začiatku a na konci pracovného dňa. Rovnako ako akýkoľvek účtovný doklad, musí byť prehľad pokladníka očíslovaný a šitý podľa stanovených pravidiel.
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorte pokladničnú knihu, ktorá sa vypĺňa podľa formulára KO-4. Podnik je povinný viesť iba jednu knihu, musí byť preto očíslovaný, čipkovaný a overený podpisom hlavy a pečaťou podniku. Potom je to zapečatené a zaregistrované v daňovom priznaní. Každý hárok pokladničnej knihy sú reprezentované dvoma identickými hárkami, pričom údaje o pohybe hotovosti vkladá pokladník do prvého výtlačku, ktoré sa do druhého prenášajú pomocou uhlíkového papiera.
Krok 2
Na konci pracovného dňa odrežte druhú kópiu listu pokladničnej knihy, z ktorej sa bude zostavovať pokladnícka správa. Zhromažďujte všetky príjmy a výdavky, ako aj podporné dokumenty, ktoré zodpovedajú uvedeným hotovostným transakciám počas dňa. Zložte odtrhnuté listy pokladničnej knihy a dokladov, aby ste vytvorili správu pokladníka.
Krok 3
Odošlite správu o pokladni hlavnému účtovníkovi na overenie. Ak sa vyskytli chyby, urobia sa opravy v tomto dokumente a v pokladničnej knihe. Zároveň je chyba starostlivo vyčiarknutá, sú zaznamenané správne informácie, po ktorých je napísané „Verte, že opravené“, je stanovený aktuálny dátum a potvrdený podpisom pokladníka a hlavného účtovníka. Počas kontroly účtovník spočíta počet prijatých listov a dokumentov, po ktorých urobí príslušný záznam na titulnej strane.
Krok 4
Zašiť správu pokladníka za sledované obdobie. K tomu použite bežnú niť a ihlu. Šité listy a dokumenty úhľadne k sebe. Nechajte asi 10 cm nite a odstrihnite. Na ňu nalepte malý hárok papiera, na ktorom je uvedený aktuálny dátum, počet hárkov a podpis pokladníka, hlavného účtovníka a vedúceho spoločnosti. Potom overte dokument s pečaťou spoločnosti tak, aby bola jeho časť na lepenom liste a časť bola v pokladničnom výkaze.
